Fotoğrafçılar için rezervasyon programı: her çekim tek yerde

Bir rezervasyon kaydında neler olmalı?

Defter, Excel ya da uygulama; hangisini kullanırsan kullan, rezervasyon kaydı çekimden önce ve çekim günü sorulacak sorulara cevap verebiliyorsa işe yarar. Pratik bir kontrol listesi:

• Müşterinin adı ve ulaşabileceğin telefon ya da WhatsApp
• Çekim tarihi, başlangıç saati ve tahmini süre
• Mekân ya da çekim yeri; yol planı için
• Paket ve albüm; teslim beklentisi net olsun diye
• Anlaşılan ücret, alınan kapora ve kalan ödeme
• Ekiple çalışıyorsan çekime kimin gideceği
• Sonradan önem kazanacak notlar: özel bir istek, bir teslim tarihi

PhotoPlan’da her rezervasyon bu ayrıntıları tutar. Paketleri, albümleri ve süre seçeneklerini bir kez tanımlar, sonra listeden seçersin; böylece aynı paket her seferinde aynı şekilde yazılır. Her rezervasyon eksik kalan bilgiyi de gösterir (iletişim, mekân, paket, ücret ya da kapora), yani eksikler çekim gününden önce fark edilir.

Çifte rezervasyonu önlemek

Çifte rezervasyon çoğu zaman bir düğünü unutmaktan değil; opsiyonlu bir tarihin bir yerde tutulup başka bir yerde kesinleşmesinden ya da aynı öğleden sonraya ikinci bir çekimin sıkıştırılmasından olur. İki alışkanlık bunların çoğunu önler: kesinleşen tüm çekimleri tek bir takvimde tut ve müsait olmadığın saatleri kapat.

PhotoPlan rezervasyonlarını bir takvimde gösterir ve müsait olmadığın saatleri bloke etmene izin verir. Aynı saatte başka bir rezervasyonla çakışan bir kayıt eklediğinde uygulama kaydetmeden önce onayını ister.

Çekimlerini Apple Takvim ya da başka bir takvim uygulamasında da görmek istersen sana özel PhotoPlan takvim bağlantısına abone olabilirsin. Bu akış tek yönlü ve salt okunurdur: diğer uygulamada yaptığın değişiklik PhotoPlan rezervasyonunu değiştirmez; ne sıklıkla yenileneceği de o uygulamaya bağlıdır.

Kapora ve kalan ödeme takibi

Düğün ve etkinlik fotoğrafçılarının çoğunda kapora tarihi kesinleştirir, kalan ödeme çekime yakın alınır. Kaçınılması gereken hata, üç farklı rakamı birbirine karıştırmaktır: müşteriyle anlaşılan ücret, gerçekten tahsil edilen tutar ve hâlâ bekleyen bakiye.

PhotoPlan bunları her rezervasyon için ayrı tutar: anlaşılan ücret, kaydettiğin her ödeme (kapora, ara ödeme ya da son ödeme) ve ödeme kaydettikçe kendiliğinden güncellenen kalan tutar. Filtrelerle bakiyesi kalan ya da ödemesi geciken rezervasyonları bulabilir, isteğe bağlı bildirimlerle çekimden birkaç gün önce kapora kaydedilmemişse hatırlatma alabilirsin.

PhotoPlan aldığın ödemeleri kaydeder; kart çekmez, fatura kesmez, müşteriden para tahsil etmez. Ödemeyi bugün nasıl alıyorsan öyle almaya devam edersin.

Excel'den PhotoPlan'a geçiş

Rezervasyonların zaten Excel'deyse hepsini yeniden yazman gerekmez. PhotoPlan'ın içe aktarma özelliği bir Excel şablonu kullanır: satırlarını şablona taşırsın, önizlemede hangi satırların ekleneceğini, hangilerinin tekrar ettiğini ve hangilerinin hatalı olduğunu görürsün. Sen onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez; mevcut rezervasyonların üzerine yazılmaz, atlanır. Rezervasyonlarını istediğin zaman yeniden Excel'e aktarabilirsin.

Ücretsiz planda içe aktarılan rezervasyonlar 5 rezervasyon sınırına dahildir.

PhotoPlan'ın yapmadıkları

Sınırları baştan bilmek boşuna indirme yapmanı önler:

• Herkese açık rezervasyon sayfası yok: müşteriler PhotoPlan üzerinden randevu almaz ya da ödeme yapmaz; rezervasyonu sen eklersin.
• Fatura kesme, kartla ödeme alma ya da sözleşme imzalatma yok.
• Müşteriye fotoğraf galerisi ya da fotoğraf teslimi yok.
• Yalnızca iPhone'da; Android uygulaması yok.

Bu müşteri tarafı araçlara ihtiyacın varsa kapsamlı bir stüdyo CRM'i sana daha uygun olabilir. PhotoPlan fotoğrafçının kendi tarafına odaklanır: takvim, ayrıntılar ve hâlâ bekleyen ödemeler.

Planlar

PhotoPlan'ı indirmek ücretsizdir. Ücretsiz plan en fazla 5 rezervasyon tutar; tamamlanan ve iptal edilen rezervasyonlar bu sayıya dahildir, sildiklerin dahil değildir. Pro sınırı kaldırır, finans takibi ve istatistik ekler; uygun kullanıcılar Pro'yu App Store üzerinden 7 gün ücretsiz deneyebilir. Stüdyo planı ekip özelliklerini ekler. Fiyatlar App Store bölgene göre değişir ve uygulamada gösterilir.